TUGAS MANAJEMEN UMUM

ANALISIS STRUKTUR ORGANISASI DAN FUNGSI MANAJEMEN PT XL AXIATA, Tbk

PT XL Axiata Tbk  (dahulu PT Excelcomindo Pratama Tbk), atau disingkat XL, adalah sebuah perusahaan operator telekomunikasi seluler diIndonesia. XL mulai beroperasi secara komersial pada tanggal 8 Oktober 1996, dan merupakan perusahaan swasta pertama yang menyediakan layanan telepon seluler di Indonesia.

XL memiliki dua lini produk GSM, yaitu XL Prabayar dan XL Pascabayar. Selain itu XL juga menyediakan layanan korporasi yang termasuk Internet Service Provider (ISP) dan VoIP.

Berikut adalah Fungsi-funsi manajemennya :

♦Planning
Pt. XL Axiata mengidentifikasi dan menyadari bahwa Indonesia sedang menuju ke gaya hidup digital. Sebagai upaya untuk berada pada ujung tombak perkembangan ini dan melalui kekuatan kami dalam pelaksanaan, XL terus melangsungkan inisiatif transformasi yang fokus pada peralihan ke Data, peningkatan kualitas layanan, mengintensifkan program untuk meningkatkan retensi pelanggan, dan memperkuat brand positioning. Semua ini ditujukan untuk menyediakan suatu pengalaman digital yang lengkap, menyenangkan dan nyaman bagi pelanggan kami. Dengan perubahan yang terus menerus dalam perilaku konsumen menuju gaya hidup digital dimana Data adalah bagian tak terpisahkan, XL berada pada posisi yang sangat baik untuk memenuhi tuntutan tersebut.

♦Controling

Pengawasan dan Pengendalian Internal Komite Audit melakukan evaluasi terhadap laporan mengenai kecukupan, efektifitas dan keandalan sistem pengendalian internal berdasarkan self assessment yang dilakukan oleh Manajemen melalui surat pernyataan Annual Internal Control Assurance yang disampaikan kepada Komite Audit. Perseroan telah mengadopsi kerangka pengendalian internal yang diterbitkan oleh COSO (Committe of the Sponsoring Organizations of the Tradeway Commission) dalam rangka proses evaluasi tersebut di atas. Komite Audit juga melakukan evaluasi terhadap laporan kuartalan Risiko Perusahaan (Corporate Risk Profile) dan laporan audit internal terhadap Manajemen Risiko sebagai bagian dari fungsi pengawasannya terhadap manajemen risiko Perseroan. PT XL Axiata Tbk
Berdiri pada 6 Oktober 1989 dengan nama PT Grahametropolitan Lestari,
XL mulai beroperasi sebagai perusahaan perdagangan barang dan jasa umum.
Pada tahun 1996, XL memasuki sektor telekomunikasi setelah mendapatkan izin
operasi GSM 900 dan secara resmi meluncurkan layanan GSM. Dengan demikian,
XL menjadi perusahaan swasta pertama di Indonesia yang menyediakan layanan
telepon selular. Perseroan juga mengubah namanya menjadi PT Excelcomindo
Pratama, sesuai dengan perjanjian kerjasama antara Grup Rajawali dan tiga
investor asing (NYNEX, AIF, dan Mitsui).

Komite Audit juga mengetahui bahwa Komite Manajemen Risiko akan dibentuk sebagai bagian dari struktur Tata Kelola Perusahaan. Komite Audit dalam melakukan tugasnya didukung penuh oleh tim Internal Audit yang kompeten dan melaporkan kegiatannya kepada Komite Audit berdasarkan rencana Internal Audit tahunan yang telah disetujui. Penyusunan rencana internal audit berbasis risiko mencakup permasalahan mengenai kepatuhan, finansial, operasional, dan hal-hal strategis yang signifikan bagi keseluruhan kinerja Perseroan. Komite Audit menerima laporan secara berkala dan reguler dari Kepala Internal Audit atas kegiatan audit yang dilakukan. Internal Audit juga melakukan koordinasi untuk  peninjauan atas tindak lanjut resolusi mengenai pengendalian dan melaporkan statusnya kepada Komite Audit.

♦Organizing

Struktur Organisasi PT XL Axiata Tbk Struktur

Organisasi adalah penentuan pengelompokan serta pengaturan dari berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan. Organisasi harus dapat menampung dan mengatasi aktivitas perusahaan. Pada perusahaan yang besar dimana aktivitas dan tujuan semakin kompleks, maka tujuan tersebut dibagi ke unit yang terkecil atau sub organisasi.

organisasi hal yang penting dalam perusahaan, yang menggambarkan hubungan wewenang antara atasan dengan bawahan. Masing-masing fungsi memiliki wewenang dan tanggung jawab yang melekat sesuai dengan ruang lingkup pekerjaannya agar tujuan dan sasaran dapat tercapai melalui efisiensi dan efektivitas kerja. Dengan demikian struktur organisasi dapat mencerminkan tanggung jawab dan wewenang yang jelas dan didukung oleh urusan yang baik, sehingga dapat menunjang tercapainya tujuan perusahaan. Struktur organisasi perusahaan merupakan gambaran skematis tentang hubungan kerja sama yang ada dalam perusahaan untuk mencapai sasaran. Struktur organisasi ini menggambarkan pembagian kerja, garis-garis wewenang, pembatasan tugas dan tanggung jawab dari unit-unit organisasi yang ada dalam suatu perusahaan. Adapun struktur organisasi PT XL Axiata Tbk adalah sebagai berikut:

Struktur Organisasi PT XL Axiata Tbk

♦Directing

Gambar Struktur Organisasi Director of Commerce PT XL Axiata, Tbk

Tugas dan Wewenang
1. Director of Commerce
Bagian ini memiliki fungsi mengawasi dan melakukan controlling terhadap pelayanan dan distribusi purna jual XL. Bagian ini memiliki seorang General Manager sebagai pelaksana dalam pengawasan dan kontrolnya.
2. General Manager (GM) Customer Service
Merupakan bagian yang berada di bawah Director of Commerce. General Manager (GM) Customer Service bertugas dalam menjalankan fungsi pengawasan dan controlling terhadap bawahannya serta memberikan laporan secara global yang berisi informasi tentang pencapaian Key Performance Indikator (KPI) pada bagian Customer Service kepada Vice President (VP) atau Director of Commerce. Dalam hal ini General Manager (GM) Customer Service membawahi 5 Manager yaitu :
• Manager Contact Management
• Manager Vendor Management
• Manager XLC Service Quality Management
• Manager Knowledge Management
• Manager Performance & Support System 
3. Secretary
Bagian ini berada di bawah GM Customer Service dan memilki tugas sebagai asisten dari General Manager. Tugas utamanya adalah mengagendakan jadwal kerja General Manager, mengatur kontak-kontak manager, membuat dokumen-dokumen bisnis, serta menciptakan sebuah sistem kerja dimana seorang General Manager tersebut dapat bekerja secara efisien dan efektif.
4. Manager Contact Management
Merupakan salah satu bagian yang berada di bawah Director of Commerce. General Manager (GM) Customer Service bertugas dalam menjalankan fungsi pengawasan dan controlling terhadap terhadap divisi – divisi yang berada di bawahnya. Tujuannya adalah agar Key Performance Indikator (KPI) yang telah ditentukan dapat tercapai. Berikut ini adalah divisi–divisi yang berada di bawah Manager Contact Management beserta dengan fungsinya.
• Premium Customer Management
Divisi ini memiliki tugas melakukan special handling kepada pelanggan yang tergolong ke dalam pelanggan premium. Pelanggan premium merupakan pelanggan dengan tingkat penggunaan layanan XL lebih dari Rp 750.000,- per bulan. Divisi ini memiliki tanggung jawab dalam menjaga dan menjalin komunikasi serta hubungan dengan pelanggan premium tersebut.
• Corporate Customer Management
Divisi ini memiliki tugas melakukan special handling kepada pelanggan yang tergolong ke dalam pelanggan corporate. Pelanggan corporate biasanya merupakan sebuah perusahaan atau organisasi yang menggunakan nomor XL dengan jumlah yang banyak secara bersamaan. Divisi ini memiliki tanggung jawab dalam menjaga dan menjalin komunikasi serta hubungan dengan pelanggan premium corporate.
• Outbond Call Management
Divisi ini memiliki tugas melakukan survey kepuasan pelanggan serta melakukan sosialisasi terhadap kegiatan marketing, seperti CISAT dan marketing program, kepada frontliner.
• Activation (Spv Jkt, West)
Divisi ini memiliki tugas melakukan validasi data serta pengaktifan terhadap nomor–nomor pelanggan yang bersifat pascabayar. Adapun jika sebelum pengaktifan ditemuakan data–data pelanggan yang tidak valid maka divisi ini berhak untuk menolak/reject pelanggan tersebut atau menawarkan pelanggan tersebut untuk menggunakan nomor prabayar.
5. Manager Vendor Management
Merupakan salah satu bagian yang berada di bawah Director of Commerce. General Manager (GM) Customer Service bertugas dalam menjalankan fungsi pengawasan dan controlling terhadap pencapaian Key Performance Indikator (KPI) oleh divisi-divisi yang berada di bawahnya. Selain itu bagian ini memiliki tugas untuk menjaga kualitas manajemen dari vendor yang bersifat outsource, dan menjaga hubungan relasi kerja antara perusahaan dengan vendor tersebut . Berikut ini adalah divisi–divisi yang berada dibawah Manager Vendor Management beserta dengan fungsinya.
• Service Readiness/VMO Analyst
Divisi ini memiliki tugas pengawasan terhadap vendor. Divisi ini memiliki peranan penting dalam controlling kinerja vendor. Melalui divisi inilah, vendor mendapat teguran, koreksi, kalibrasi, dan eksekusi atas kinerja vendor tersebut. Namun divisi ini tidak memiliki wewenang dalam pemutusan kontrak kerja dengan vendor.
• Call Center QA (QA Premium/Corp/Outbond)
Divisi ini memiliki tugas memberikan penilaian terhadap kualitas call center dengan cara survey langsung ke lapangan. Hal ini dalam rangka menjaga kualitas call center tersebut.
• Call Center VADS
Divisi ini merupakan vendor pelaksana yang secara tidak langsung berhubungan dengan bagian vendor menegement.
6. Manager XLC Service Quality Management
Merupakan salah satu bagian yang berada di bawah Director of Commerce. General Manager (GM) Customer Service bertugas dalam menjalankan fungsi pengawasan dan controlling terhadap pencapaian Key Performance Indikator (KPI) pada bagiannya. Selain itu bagian ini memiliki tugas untuk menjaga kualitas.
• XLC Quality Management
Divisi ini memiliki tugas kontrol terhadap kualitas pada XL Center(XLC) secara tidak langsung, artinya mengacu pada laporan-laporan yang diberikan oleh tim survey lapangan. Adapun kualitas yang dikontrol harus sesuai dengan standar yang telah ditentukan oleh perusahaan.
• XLC QA
Divisi ini memiliki tugas survey lapangan terhadap XL Center (XLC). Adapun survey lapangan tersebut bertujuan untuk mengontrol secara langsung kualitas dari XL Center apakah sudah berjalan sesuai dengan standarisasi yang ada.
7. Manager Knowledge Management
Merupakan salah satu bagian yang berada di bawah Director of Commerce. General Manager (GM) Customer Service bertugas dalam menjalankan fungsi pengawasan dan controlling terhadap customer service’s knowledge. Artinya, bagian ini bertugas untuk memberikan informasi kepada seluruh pegawai dan frontliner pada bagian customer service tentang seluk beluk perusahaan beserta produk-produknya. Adapun fungsi controlling yang dilakukan melalui tes secara tidak langsung terhadap pegawai maupun agent–agent perusahaan. Berikut ini adalah bagian–bagian yang berada dibawah Manager Knowledge Management beserta tugasnya.
• Basic Module and New Hired Readiness
Divisi ini memiliki tugas untuk selalu memastikan ketersediaannya modul-modul bagi pegawai baru. Apabila modul-modul bagi pegawai baru mengalami perubahan atupun tidak tersedia maka divisi ini bertanggung jawab dalam penyediaan modul–modul tersebut. Selain itu divisi ini memiliki peranan dalam fungsi controlling pengetahuan yang dimiliki oleh para pegawai dan agent-agent perusahaan akan produk–produk perusahaan dengan cara melakukan tes secara tidak langsung.
• e-System Knowledge Base Staff, eLearning and Visual Aids
Divisi ini memiliki tugas melakukan maintenance atau perawatan berkala terhadap sistem informasi yang ada khususnya bagi kepentingan knowledge management. Adapun salah satu bentuk system informasi yang ada adalah web yang dapat diakses oleh pegawai dimana informasi di dalamnya selalu diupdate oleh divisi ini.
• Continues Learning Program Update, Complaint and Troubleshooting
Divisi ini memiliki tugas menangani Complain Troubleshooting (CTT). Divisi ini merupakan bagian pertama kali yang akan menerima laporan–laporan tentang permasalahan-permasalahan yang sedang terjadi pada layanan yang ada. Laporan tersebut akan diteruskan kepada frontliner dan kepada backdoor beserta dengan solusinya.
• Service Excellence Promoter
Divisi ini memiliki tugas untuk menjaga stabilitas kinerja para agentagent
perusahaan. Artinya divisi ini berfungsi untuk meningkatkan
dan memepertahankan kinerja para agent dengan cara memperhatikan
kesehatan para agent-agent perusahaan dari sudut pandang
mentalitasnya.
8. Manager Performance and Support System Management
Merupakan salah satu bagian yang berada di bawah Director of Commerce. General Manager (GM) Customer Service bertugas dalam menjalankan fungsi pengawasan dan controlling terhadap bawahannya dalam menjalankan fungsi handling dan performance mangament. Selain itu bagian ini juga menjalankan fungsi pengawasan dan controlling terhadap pencapaian Key Performance Indikator (KPI) oleh divisi – divisi di bawahnya. Berikut ini adalah bagian–bagian yang berada di bawah oleh Manager Performance and Support System Management beserta tugasnya.
• CS System Development Support
Divisi ini memiliki tugas untuk pengadaan infrastruktur dan memastikan infrastruktur tersebut dapat berjalan dengan baik. Divisi ini bertanggung jawab atas ketersediaan infrastruktur. Selain itu divisi ini memiliki fungsi lain yaitu melakukan pengembangan sistem yang dapat berjalan secara efisien.
• CS Opr. Performance CS Reporting, Human Performance Reporting
Divisi ini memiliki tugas untuk menganalisis data dan mengolah data sehingga data tersebut dapat tersaji ke dalam bentuk sebuah laporan - laporan atau report yang nantinya akan dibutuhkan oleh divisi-divisi lain. Melalui laporan-laporan tersebut, dapat diketahui apakah Key Performance Indikator (KPI) telah terpenuhi atau belum terpenuhi. Pembuatan report berdasarkan KPI-KPI dari setiap unit yang ada seperti pada unit premium call atau unit-unit XL Center.


                                                        DAFTAR PUSTAKA
                 Nuri. ANALISIS STRUKTUR ORGANISASI DAN FUNGSI MANAJEMEN PT XL AXIATA, Tbk . 01 Oktober 2016. Dipublikasikan ole : http://www.xl.co.id/corporate/id/perusahaan/profil/strategi
http://www.xl.co.id/corporate/id/perusahaan/kepemimpinan/struktur
http://www.xl.co.id/corporate/id/investor/tata-kelola/struktur-pengelolaan
http://4guspriyono05.blogspot.co.id/2012/12/tugas-teori-organisasi-umum-perusahaan.html?m=1